POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Hervalle SAS, (en adelante Hervalle).

MARCO NORMATIVO

Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013
Decreto 1074 de 2015
Decreto 886 de 2014

AMBITO DE APLICACIÓN

Datos personales registrados en cualquier base de datos, que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.

DEFINICIÓN

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

 

TRATAMIENTO

Los datos serán utilizados por Hervalle para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincula con el Titular de los Datos Personales, para las siguientes finalidades:

  • Desarrollar relaciones comerciales con terceros
  • Informar sobre nuevos productos o servicios
  • Realizar tratamientos estadísticos de sus datos
  • Evaluar la calidad de productos o servicios
  • Desarrollar actividades de mercadeo y promocionales
  • Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales
  • Ejecutar contratos de trabajo
  • Desarrollar actividades de capacitación
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

 

DATOS SENSIBLES

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, Hervalle deberá:

  1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
  2. Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Importante: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.

 

DERECHOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Si por alguna razón se debe gestionar este tipo de datos, se deben aplicar los principios para la protección de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de Hervalle, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

  1. Conocer, actualizar y rectificar los Datos
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Hervalle para el Tratamiento de sus Datos
  3. Ser informado por Hervalle, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
  5. Solicitar a Hervalle la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo al capítulo TRATAMIENTO de esta política.
  6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de

 

AUTORIZACIÓN

El tratamiento de Datos Personales realizado por Hervalle, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. Hervalle, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular.

La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, y que , además, pueda demostrarse, de manera inequívoca, que el Titular de los Datos Personales a) autorizó el Tratamiento, b) conoce y acepta que Hervalle recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados.

En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir:

  1. El Responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan
  2. La finalidad del tratamiento de los
  3. Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el Titular,
  4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La Gerencia Comercial de Hervalle ha sido designada como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por Hervalle, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

DATOS DE CONTACTO:

Los titulares de la Información, pueden ejercer sus derechos enviando comunicaciones a:

Hervalle SAS
Calle 63 A # 24 – 76
Bogotá, Colombia
Tel. 2179290 2179086

Las solicitudes electrónicas pueden dirigirse al correo comercial@hervalle.com

 

ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a HERVALLE:

  1. Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a HERVALLE para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  3. Información respecto del uso que se le ha dado por HERVALLE a sus datos
  4. Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a Hervalle, a través de una queja o reclamo:

  1. La corrección o actualización de la información.
  2. La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
  3. Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
  4. La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, HERVALLE deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido. El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Hervalle adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

VIGENCIA

Esta política está vigente a partir de Mayo 6 de 2020.

Atentamente,

Ana Rocio Vallejo Yepes

Gerente General
HERVALLE SAS
Calle 63 A # 24 76
Bogotá – Colombia